تعتبر جرد المخزون عنصراً أساسياً يساهم بشكل مباشر في نجاح المطاعم والمقاهي وأي نشاط يعمل في قطاع الأغذية، حيث يؤثر على كفاءة العمليات التشغيلية، التحكم في التكاليف، وزيادة الأرباح.
تتضمن عملية إدارة أو جرد المخزون مراقبة المواد الغذائية والمكونات بدقة، مما يضمن توافر المنتجات المطلوبة وتجنب نفاذها، خاصة خلال أوقات الذروة.
باستخدام نظم متطورة لإدارة مخزون المطاعم، تستطيع المطاعم والمخابز وغيرها من مقدمي خدمات الأطعمة والمشروبات تحسين استخدام الموارد وخفض الهدر، مما يساهم في زيادة الأرباح، كما تساعد هذه الأنظمة على توفير بيانات دقيقة خاصة بالاستخدام وأكثر الأطباق أو المشروبات طلباً وغيرها من البيانات.
يغطي هذا الدليل أكبر التحديات التي تواجه المطاعم فيما يخص جرد المخزون، فضلاً عن فوائد استخدام برامج إدارة المخزون الحديثة، مع رؤى حول كيفية تعزيز حلول فودكس لتتبع المخزون وتحسينه.
إحصاءات: جرد المخزون وهدر المنتجات
يعتبر هدر الطعام من أكبر تحديات المطاعم والمقاهي، وكثيراً ما يكون سبب الهدر هو سوء التخزين. فقد أشارت دراسات من منظمات مراقبة الغذاء أن هدر الطعام في الولايات المتحدة الأمريكية وحدها يُقدر بنحو 63 مليون طن، أي نحو 27% من إجمالي الطعام، وذلك نتيجة سوء التخزين أو شراء كميات أكبر من المطلوبة مما يتسبب في انتهاء صلاحيتها.
أما في الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، فتعاني السعودية من ارتفاع نسب الهدر الغذائي، الأمر الذي يكلف البلاد نحو 40 مليار ريال سنوياً (10.67 مليار دولار)، وفقاً لوزارة الزراعة السعودية. فيما زادت نسبة الغذاء المُهدر عن 33% ما يعادل 184 كجم للفرد سنوياً.
أما الإمارات، فتعاني المطاعم من ارتفاع نسب الهدر من الزبائن إلى 40%، كما أن أكثر من 80% من الأسر في الإمارات تهدر الطعام خلال شهر رمضان.
وتشير دراسة أخرى إلى أن المطاعم التي تتابع مبيعاتها بصورة دورية قد تزيد من أرباحها بمقدار 2% إلى 10% وذلك لأن اتجاهات المبيعات تساعدك على إدارة المخزون والتحكم فيه بشكل أكبر. وتمثل بين 10 إلى 15 من عناصر قائمة الطعام نحو 50% من إجمالي مبيعات المطاعم، الأمر الذي قد يساعد المطاعم على تحديد المنتجات الأكثر طلباً والتأكد من وجودها بكميات مناسبة في المخزون.
أهم تحديات إدارة المخزون في قطاع المطاعم والمقاهي
تواجه إدارة المخزون العديد من التحديات التي قد تؤثر على نشاطك التجاري وفي بعض الأحيان تؤدي إلى تآكل الأرباح أو تتسبب في خسائر قد تؤدي إلى إغلاق نشاطك. فما هي تحديات جرد المخزون؟
متابعة المخزون بالورقة والقلم
قبل ظهور الأنظمة الحديثة لإدارة المخزون وحتى وقتنا الحالي لا يزال يعتمد بعض أصحاب المطاعم والمقاهي على تسجيل المواد والبضائع لديهم يدوياً، أي في دفاتر ورقية.
لكن الاعتماد على طريقة الورقة والقلم لم تعد تصلح في العصر الحالي، وذلك لأن المتطلبات زادت، كما يمكن فقدان الدفاتر أو تلفها، مما يؤدي إلى ضياع السجلات، فضلاً عن السهو أو الخطأ في تسجيل البضائع في المخازن. كل هذا يُصعّب تسجيل المخزون ومتابعته.
عدم متابعة المخزون باستمرار
قد تتسبب عدم دقة متابعة المخزون في فقدان المواد أو سرقتها أو انتهاء تاريخ صلاحيتها دون معرفتك، مما يضر بمبيعات مطعمك، خاصة الأطباق المفضلة لدى عملائك وفي أوقات الذروة.
هدر الطعام
يعد هدر الطعام من أكبر المشكلات التي تواجه قطاع المطاعم والضيافة، ويلعب جرد المخزون دوراً كبيراً في ذلك. فقد تعاني من سوء تخزين المواد الغذائية، مما قد يسبب تلفها أو انتهاء صلاحيتها قبل استخدامها ويؤدي إلى خسائر كبيرة لمطعمك.
عدم تنظيم المخزونات والإمدادات
قد يتسبب سوء التنظيم في المخزن أو انعدامه في صعوبة الوصول إلى المواد التي تحتاجها في الوقت المناسب، كما يؤدي إلى تأخر الطلبات على عملاء داخل المطعم أو أثناء التوصيل.
نقص تدريب الموظفين
إذا كنت تريد أن يكون مطعمك أو المقهى الخاص بك ناجحاً، فيجب أن تدرب موظفيك على جرد المخزون واستخدام التكنولوجيا داخل المطعم أو المقهى أو حتى الفود ترك.
فقد يؤدي عدم تدريب العاملين بشكل كافي على استخدام أنظمة إدارة المخزون الحديثة إلى أخطاء عديدة في تسجيل البيانات وجرد المنتجات، مما يسبب عدم دقة البيانات في نهاية اليوم والأسبوع والشهر.
اقرأ المزيد: كيف تفتح مقهى ناجحاً: خطة العمل والخطوات الرئيسية
الاختلاس والسرقة
من أكبر التحديات التي تواجه إدارة المخزون انتشار السرقة، خاصة في المطاعم الراقية التي تتميز بأعلى جودة للمنتجات المستخدمة. يرجع 75% من انكماش مخزون المطاعم في الولايات المتحدة يرجع إلى سرقة العاملين في المخزن. وتكلف هذه السرقة المطاعم ما يقدر بنحو 20 مليار دولار سنويًا. وذلك لعدم وجود منظومة جرد أو مراقبة قوية، الأمر الذي قد ينتج عنه خسائر كبيرة.
لذا دائما ننصح بمتابعة المخزون بصفة مستمرة لمنع السرقة، فضلاً عن تركيب كاميرات مراقبة لمتابعة كل ما يحدث في المخزن.
مشاكل الموردين
كثيراً ما يحدث مشاكل مع الموردين بسبب سوء إدارة المخزون، منها تأخر تسليمات المواد الغذائية عن ميعاد تسليمها أو عدم ثبات جودة المواد والمكونات المطلوبة، مما يسبب مشاكل في جودة الطعام المقدم.
فوائد استخدام برنامج إدارة المخزون للمطاعم
يعتبر برنامج إدارة المخزون جزءاً أساسياً في إدارة نشاطك ونجاحه. يوفر لك برنامج إدارة المخزون فوائد عديدة تعزز من أداء عملك وزيادة أرباحك.
تقليل هدر الطعام
تساعد برامج إدارة المخزون الحديثة في تقليل هدر الطعام والمواد الغذائية من خلال متابعة مستويات المخزون لديك بدقة، مما يساعدك على معرفة الكميات المناسبة لسير العمليات في مطعمك أو المقهى، كما تساعدك على معرفة الأطباق الأقل طلباً لتجنب انتهاء صلاحية المواد الغذائية قبل استخدامها.
الامتثال لقواعد سلامة الغذاء
يعد الالتزام بقواعد السلامة الغذائية أمرًا ضرورياً في إدارة المخازن، ويتضمن تتبع تواريخ انتهاء الصلاحية والحفاظ على النظافة والتعقيم المستمر وحفظ المواد الغذائية في درجة حرارة مناسبة، مما يساعد على الالتزام بالقوانين المحلية وحماية صحة المستهلكين.
تحسين التدفقات المالية
تساعدك أنظمة إدارة المخزون على التحكم الدقيق في المشتريات وتجنبك عمليات شراء زائدة، مما يقلل الإنفاق غير الضروري ويزيد أرباحك.
إقرأ المزيد: برنامج محاسبي: النجم الصاعد في حلول محاسبة المطاعم والمقاهي
إدارة المنتجات والموردين
كما ذكرنا، فقد تحدث مشاكل مع الموردين بسبب سوء إدارة المخزون، لذا فإن استخدام برامج جرد المخزون تساعد على التحكم الفعّال في منتجاتك ويُحسن التعامل مع الموردين من خلال تتبع المشتريات ومواعيد التسليم، كما يسهل إعادة الطلب.
ضمان توافر الأطباق المفضلة للعملاء وثبات جودتها
تساعدك برامج إدارة المخزون الحديثة على متابعة المواد الغذائية والبضائع في مطعمك بشكل لحظي، وتُنبهك عند اقتراب نفاذ مكوِّن أساسي في أطباق الأعلى طلباً، مما يضمن لك عدم توقف تقديمها وتحديدا في أوقات الذروة. هذا يساعد على جذب العملاء ويحافظ على سمعة مطعمك.
التعامل مع الطلب الموسمي
تعمل تكنولوجيا إدارة المخزون على تقديم تحاليل وتقارير عن أنماط طلبات عملائك خلال المواسم والأعياد مثل شهر رمضان، وتقدم لك توقعات دقيقة لكميات المواد الغذائية المطلوبة. هذا يساعدك في تجهيز المخزون مقدماً لتكون جاهزاً لتغطية طلبات مطعمك.
لماذا تختار نظام فودكس لإدارة المخزون
توفر فودكس عدة مميزات عن منافسيها فيما يخص برنامج إدارة المخزون مثل واجهة مستخدم سهلة وبسيطة، كما تدعم اللغات العربية والإنجليزية والفرنسية.
إليك بعض المميزات الأخرى التي تجدها في فودكس:
سهولة التكامل مع البرامج الأخرى
إحدى المزايا التي تقدمها فودكس هي سهولة الربط بين برنامج إدارة المخزون مع نظام نقاط البيع، وغيرها من التطبيقات الخارجية مثل برامج الولاء وحجز الطاولات، مما يسمح لك متابعة كل شيء من خلال لوحة تحكم واحدة.
متابعة المخزون في الوقت الفعلي
يتيح لك برنامج فودكس لإدارة المخزون متابعة المخزون لديك في الوقت الفعلي، أي بشكل مباشر، كما يرسل لك تنبيهات في حالة اقتراب انتهاء صنف معين مما يضمن لك عدم نفاذ المخزون لديك.
تحسين كفاءة المخزن
يساعدك في التحكم الكامل في المخزون، مما يقلل من الفاقد والهدر ويحسن كفاءة إدارة المخزون.
أتمتة الطلب وتحسين إدارة عمليات المطاعم المختلفة
يساعدك نظام فودكس بمزامنة بيانات المخزون مع سير عمل المطبخ، والمشتريات، والمبيعات لأتمتة المهام مثل طلب المكونات وحساب التكاليف. مما يقلل من الأخطاء اليدوية أو البشرية ويساعد على جعل الموظفين يركزون أكثر في خدمة العملاء ودعم تجربتهم بدلاً من الأعمال الورقية.
إمكانية إدارة جميع الفروع من لوحة تحكم واحد
تساعدك فودكس على إدارة كافة فروع مطعمك أو المقهى الخاص بك بما في ذلك إدارة المخزون في كل الفروع من خلال لوحة تحكم واحدة شاملة. كما يمكنك نقل المخزون بين الفروع، ومقارنة مقاييس الأداء، وتقديم الطلبات بالجملة مع تخصيص السياسات وفقًا لاحتياجات كل منفذ أو فرع على حدة.
تدريب العاملين لديك على جميع انظمة فودكس
توفر فودكس للعملاء أدوات سهلة الاستخدام و إرشادات توجيهية، مما يضمن فهم فريق العمل للنظام بسرعة. يمكنك الوصول إلى الدعم الفني على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، ويوجد شرح عن طريق الفيديو، وتدريب مخصص لكل العاملين لزيادة الإنتاجية بين جميع المستخدمين.
ميزة إعداد التقارير المفصلة
يمكنك تصوير البيانات من خلال رسوم بيانية سهلة الاستيعاب لتحديد الاتجاهات وتحسين أسعار قائمة الطعام لتعزيز الربحية وذلك من خلال إنشاء تقارير مفصلة عن معدل دوران المخزون وتكاليف المكونات.
الخاتمة
يُعدّ الاعتماد على إدارة المخزون دون استخدام برامج حديثة مخاطرة كبيرة، خاصة في ظل تحديات مثل السرقة، والهدر، وإضاعة الوقت، وهي عوامل تؤدي إلى خسائر متزايدة قد تصل إلى إغلاق النشاط. أما الاعتماد على الأنظمة الورقية، فقد يُعرّض بياناتك للفقدان أو التلف.
في المقابل، توفر برامج إدارة المخزون مزايا عديدة تُمكّن أصحاب المطاعم والمقاهي من إدارة عملياتهم بكفاءة يومية، كما تسهم في خفض التكاليف على المدى الطويل.
يمنحك نظام فودكس حلاً شاملاً لإدارة مطعمك بالكامل، وليس فقط المخزون. فهو يوفّر ميزات مثل برامج الولاء، ونقاط البيع، والطلب الذاتي، وغيرها من الأدوات التي تقلل المجهود المبذول، وتعزز الإنتاجية، وتزيد من الأرباح.
ارفع كفاءة مطعمك وقلل من الهدر والفاقد في مخزون واحصل على سيطرة كاملة على عملياتك باستخدام نظام فودكس الشامل.
للمزيد من المعلومات، تواصل معنا.
